Elle est souvent considérée comme une tâche rébarbative et ennuyeuse et, pourtant, la gestion administrative est, avec la production, le commerce et l’animation d’équipe, un des piliers de toutes les sociétés, quelles que soient sa taille et sa forme juridique. En effet, pour prospérer et se développer, une entreprise doit avoir une gestion efficace et à jour. Dans cet article, nous vous présentons la gestion administrative, les outils qui facilitent cette tâche, ses objectifs et enjeux majeurs.
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La gestion administrative : la colonne vertébrale de l’entreprise
Lorsque l’on parle de gestion administrative, on ne parle pas uniquement de l’utilisation d’un tampon encreur comme ceux vendus sur le site Otypo, car bien que très utiles et permettant de fluidifier la comptabilité ou le classement de documents, un Trodat personnalisé ne suffit pas. De ce fait, on se réfère bien à un ensemble de tâches et formalités obligatoires qui doivent être accomplies par la société pour que cette dernière soit en conformité avec la législation tout en suivant la stratégie d’entreprise. Si la gestion administrative n’augmente pas votre chiffre d’affaires à proprement dit, elle est en revanche capable de vous faire acquérir une certaine sérénité quotidienne et joue un rôle important sur la viabilité de votre activité.
Concrètement, elle fait référence à 3 domaines principaux :
- La comptabilité : envoi et règlement de factures, déclaration de chiffre d’affaires, paiement des impôts et des cotisations sociales, relances clients, etc. ;
- Les ressources humaines : planning, fiche de paie, contrat de travail, embauche et fin de contrat, congés, litiges, etc. ;
- Les achats et ventes : commandes et envois, SAV, gestion des stocks, etc.
Les outils indispensables à la gestion administrative et financière
Le tampon encreur personnalisé : tampon dateur, tampon signature, cachet d’entreprise ou mentions spécifiques, à l’heure où le numérique et la dématérialisation règnent en maîtres dans le milieu professionnel, la petite empreinte en caoutchouc et son encre n’ont pas dit leur dernier mot. Les modèles s’adaptent à un nouveau mode de fonctionnement, se font plus pratiques à utiliser et plus faciles à transporter. Il trône toujours fièrement au sein de toutes les entreprises et en un coup de main, pernet d’authentifier, de dater ou de classer un document ;
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Upflow : les relances de paiement, le suivi des factures et la bonne gestion du chiffre d’affaires ne seront plus qu’un jeu d’enfant grâce à cette plateforme qui systématise et optimise en temps réel la facturation et les relances client ;
Small Business Act (SBA) : le compatible en ligne qui vous fait gagner un temps précieux en transformant votre comptabilité. Une solution 100% digitale et donc zéro papier qui se veut intuitive et simple. La plateforme vous offre un suivi personnalisé et une sécurité garantie ;
Payfit : une façon digitale de gérer le paiement, les employés et collaborateurs. Cette application vous donne la possibilité de créer vos fiches de paie et d’effectuer la gestion de l’emploi du temps de vos salariés en quelques clics.
Objectifs et enjeux
De manière générale, l’objectif d’une gestion administrative d’entreprise est de produire, analyser et classer des informations et des documents dans le but de les traiter ou de les transférer à une autre personne. Pour ce qui est des enjeux, il s’agit tout simplement d’être efficace tout en étant précis et réactif, et ce, sans perdre d’argent.
Plus concrètement, une gestion administrative à jour évite la perte d’argent inutile (pénalités de retard lors du paiement des factures), elle permet de gagner en productivité et performance, car aucun document essentiel ne sera perdu et enfin comme mentionné précédemment, elle apporte une sérénité essentielle au dirigeant, lui faisant gagner en assurance et en efficacité.
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Optimiser sa gestion administrative passe par 3 axes : la rapidité de traitement pour un gain de temps précieux, la précision et la concentration pour éviter les erreurs et enfin la réduction des coûts, car ne l’oublions pas, la gestion administrative n’est pas synonyme de rentrées d’argent.
Optimiser sa gestion administrative : en interne ou en externe ?
Gestion externe
Pour soulager ou simplifier les missions répétitives et souvent chronophages du secrétariat, de la direction des ressources humaines ou de la partie comptable, externaliser est une solution idéale choisie par de nombreuses entreprises, tous secteurs et taille confondus. Afin que cette délégation soit un succès, le choix des prestataires est primordial. L’entreprise doit alors définir ses besoins ainsi qu’un budget en fonction de ses possibilités économiques.
Gestion en interne
Les tâches qui ne peuvent pas être externalisées restent à la charge de la société. Dans ce cas, le chef d’entreprise a deux possibilités : il embauche du personnel spécialisé ou se charge lui-même de la gestion administrative. En faisant ce deuxième choix, il limite les coûts, mais doit faire en sorte de s’équiper des bons outils pour optimiser sa gestion administrative : outil de gestion ressource humaine, logiciel de recouvrement de créances, solution d’édition des factures, etc.